Arkevia compte parmi les coffres-forts numériques RH les plus déployés en France. Le service, opéré par Cegedim, reçoit automatiquement les bulletins de paie dématérialisés envoyés par l’employeur.
La portée réelle d’un compte Arkevia dépasse largement le simple archivage de fiches de paie : durées de conservation, portabilité après un départ, renforcement de la sécurité d’accès. Voici ce que modifie concrètement l’ouverture de cet espace dans la gestion de vos documents.
Durée de conservation sur Arkevia : ce que prévoit la réglementation
La plupart des articles concurrents évoquent une conservation « longue durée » sans préciser le cadre légal qui l’impose. Le Code du travail oblige l’employeur à rendre le bulletin de paie électronique disponible pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Arkevia s’aligne sur cette exigence.
Cette durée ne concerne pas uniquement les bulletins de paie. Les documents RH déposés dans le coffre-fort numérique (attestations, contrats, soldes de tout compte) bénéficient du même archivage certifié, avec horodatage et chiffrement AES-256.
En revanche, la durée légale de conservation par l’employeur lui-même reste fixée à 5 ans. Au-delà, c’est le coffre-fort du salarié qui prend le relais. Ouvrir un compte Arkevia revient donc à s’assurer que la preuve de vos revenus survivra aux changements d’entreprise, aux fusions, aux liquidations. Sans activation du compte, les documents déposés par l’employeur restent en attente, mais le salarié n’y accède pas.
Portabilité du compte Arkevia après un changement d’employeur
Le compte MyArkevia est rattaché au salarié, pas à l’entreprise. Quand vous quittez votre employeur, l’accès à votre espace personnel reste actif. Votre ancien employeur perd la possibilité d’y déposer de nouveaux documents, mais les fichiers déjà archivés demeurent consultables.
Si votre nouvel employeur utilise aussi Arkevia, les bulletins suivants s’ajoutent dans le même coffre. Cette continuité évite la multiplication des espaces de stockage et simplifie la constitution d’un dossier retraite cohérent sur plusieurs décennies.
Le piège fréquent : utiliser une adresse mail professionnelle lors de l’activation. Après un départ, cette adresse est souvent désactivée par l’ancien employeur, ce qui complique la récupération du compte. Utiliser une adresse mail personnelle dès l’ouverture du compte reste la précaution la plus efficace pour garantir la portabilité.
Double authentification sur MyArkevia : le changement prévu en 2026
Cegedim a annoncé le déploiement d’une double authentification généralisée à l’été 2026 pour l’ensemble des comptes MyArkevia. Jusqu’ici, l’accès reposait sur un simple couple identifiant/mot de passe. Le passage à l’authentification à deux facteurs (code reçu par SMS ou application) rapproche la sécurité du coffre-fort de celle des services bancaires en ligne.
Pour les salariés qui ouvrent leur compte maintenant, cela signifie qu’il faudra associer un numéro de téléphone ou une application d’authentification à son espace. Ce n’est pas anodin : un salarié qui change de numéro sans mettre à jour son compte risque de se retrouver bloqué.
Ce que la double authentification change en pratique
- Chaque connexion au coffre-fort numérique nécessitera une validation supplémentaire, réduisant le risque d’usurpation d’identité en cas de fuite de mot de passe
- La procédure de récupération de compte devra passer par le second facteur, ce qui complique les démarches si le téléphone associé n’est plus actif
- Les salariés peu familiers avec la double authentification devront anticiper la configuration, sous peine de perdre temporairement l’accès à leurs documents
Cette évolution renforce la protection des données personnelles, mais elle introduit aussi une friction supplémentaire. Les retours terrain sur d’autres coffres-forts RH ayant adopté ce mécanisme montrent que les demandes de support augmentent sensiblement dans les mois suivant le déploiement.
Arkevia face aux autres coffres-forts numériques RH
Arkevia n’est pas le seul coffre-fort numérique proposé par les employeurs français. Digiposte (groupe La Poste) et LegalySpace occupent aussi ce marché. La différence principale ne tient pas aux fonctionnalités de base (toutes ces solutions archivent des bulletins de paie conformément au Code du travail) mais à l’écosystème dans lequel elles s’insèrent.
Arkevia est intégré à la suite Cegedim SRH, ce qui explique sa présence massive dans les entreprises utilisant déjà Cegedim pour la paie. Le salarié ne choisit pas son coffre-fort : c’est l’employeur qui sélectionne la solution en fonction de son prestataire de paie. Cette absence de choix côté salarié mérite d’être soulignée, car elle limite la comparaison à un exercice théorique pour la majorité des utilisateurs.
Gestion documentaire au-delà des bulletins de paie
Le coffre Arkevia permet aussi de stocker des documents personnels : pièce d’identité, diplômes, attestations diverses. Cette fonctionnalité reste sous-utilisée. La plupart des salariés n’y déposent que ce que l’employeur envoie automatiquement.
Exploiter cet espace pour centraliser ses documents administratifs présente un intérêt concret : en cas de sinistre (incendie, dégât des eaux), les copies numériques certifiées conservent leur valeur juridique. Un dossier papier détruit ne se reconstitue pas facilement, surtout pour des documents datant de plusieurs décennies.
Conformité RGPD et hébergement des données Arkevia
Les données stockées sur Arkevia sont hébergées sur des serveurs situés en France. Cette localisation garantit l’application du RGPD sans les zones grises liées aux transferts de données vers des juridictions extra-européennes.
Le salarié conserve un droit d’accès, de rectification et de suppression sur ses documents personnels. En revanche, les bulletins de paie déposés par l’employeur ne peuvent pas être supprimés par le salarié avant la fin de la durée légale de conservation. Ce verrouillage protège l’intégrité de l’archive, mais il limite aussi la maîtrise du salarié sur son propre espace.
L’ouverture d’un compte Arkevia modifie la gestion documentaire sur un point précis : elle transfère la responsabilité de conservation du papier vers un archivage numérique certifié, avec une durée qui dépasse largement celle imposée à l’employeur. Concrètement, activer le compte avec une adresse mail personnelle et anticiper le passage à la double authentification prévu cette année restent les deux points à régler dès la réception du premier bulletin dématérialisé.
